7 pravidel emailové komunikace

Emailová komunikace je v dnešní době klíčová a email jako takový je dnes považován za nejdůležitější komunikační prostředek. Podívejte se na sedm základních pravidel, kterých byste se měli držet.

 

 

1.Předmět emailu jako základ

Předmět emailu je tím nejdůležitějším vůbec. Musí jasně a stručně definovat obsah celé zprávy  tak, aby bylo okamžitě jasné, o čem email pojednává. Email s nevyplněným předmětem navíc může snadno spadnout do nevyžádané pošty.

2.Nezapomínejte na vhodné oslovení

Začít email bez oslovení není slušné. Samotné oslovení se také dá snadno zkomolit. Pokud například jednáte s magistrem, používejte oslovení “pane magistře” a pokud titul neznáte, použijte klasické pane/paní. V emailu nemusíte řešit rodinný stav adresáta, ale velký pozor si dejte na skloňování jména.

3.Email musí být věcný

V emailu buďte struční, výstižní a věcní. Dnešní doba je uspěchaná, proto svého adresáta nezdržujte zbytečným vypravováním. Pokud je to možné, napište email co nejkratší. Jděte přímo k věci a jasně napište vše co potřebujete.

4.Zapomenuté přílohy

Zapomenutá příloha je častým nešvarem a její dodatečné zaslání způsobuje zmatek. Určitě jste se s tím již setkali. Zkuste to tedy opačně a nejprve nahrávejte přílohy a až poté pište samotnou zprávu.

5.Podpis a kontakty

K emailu nikdy nezapomeňte přiložit podpis a kontakt na vás. Pokud netrváte na výhradně elektronické komunikaci, mějte na paměti, že jeden telefonát nahradí snadno několik emailů.

6.Hromadné rozesílání

Pokud odesíláte poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich emailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají. V těchto případech využívejte možnosti skryté kopie.

7.Velikost přiložených souborů

Řada emailových klientů vás větší přílohu poslat prostě nenechá. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť.